Inköpssystem för svenska SME: en ärlig jämförelse

Kort svar: det finns inget inköpssystem som är bäst för alla svenska små och medelstora företag, och de flesta listor du hittar jämför system som inte löser samma problem. Börja med att avgöra vilken av fyra kategorier ni faktiskt behöver. Då blir valet enkelt.

Det här är de viktigaste punkterna:

1. 1. Affärssystem med inköpsmodul, system för beställning och attest, fakturaautomation och utgiftshantering är fyra olika saker. De jämförs nästan alltid som om de vore alternativ till varandra.
2. 2. Det finns ingen offentlig statistik på marknadsandelar för inköpssystem hos svenska SME. Påståenden om vad som är vanligast bygger på vem som syns mest, inte på mätdata.
3. 3. Den största kostnaden är sällan licensen. Den ligger i implementation, integration mot ert bokföringssystem och tiden någon måste lägga på att förvalta systemet.

Fyra kategorier som nästan alltid blandas ihop

Om ni börjar med att fråga vilket system som är bäst, får ni ett svar som blandar produkter från samtliga fyra kategorier nedan. Fråga i stället vilken kategori ni behöver.

Beslutsmatris: börja här

Välj den rad som beskriver er situation bäst. Det är oftast bara en.

• Ni vet inte vad ni spenderar hos era leverantörer. Börja med spendanalys, inte med ett system. Ett system ovanpå okänd data ger okänd data snabbare.
• Alla köper lite av varje utan godkännande. Ni behöver beställning och attest, inte fakturaautomation.
• Fakturorna kommer in men ingen hinner attestera. Ni behöver fakturaautomation.
• Kostnaden ligger i abonnemang och småköp på kort. Ni behöver utgiftshantering, plus koll på avtalen.
• Ni ska byta affärssystem ändå. Utvärdera inköpsmodulen där först, innan ni köper något separat.

Systemen, och vad de faktiskt inte gör

Nedan är de namn som oftast dyker upp när svenska SME letar. Vi tar med begränsningarna, eftersom det är där valen avgörs.

Fortnox

Starkast när ni redan har Fortnox som bokföringssystem och företaget är i det mindre spannet. Begränsning: inköpsstödet är en del av ekonomiflödet, inte en full lösning för beställning och leverantörsstyrning.

Visma

Brett utbud med flera produkter under samma namn, däribland Proceedo för inköp och fakturahantering. Begränsning: bredden gör att jämförelser ofta ställer fel Vismaprodukt mot fel konkurrent.

Medius

Fokus på fakturaautomation och hela flödet från behov till betalning. Begränsning: dimensionerat för större volymer än de flesta svenska SME har.

Xledger

Molnbaserat affärssystem med inköp, lager och fakturahantering i samma paket. Begränsning: att välja det för inköpens skull innebär i praktiken att byta affärssystem.

Pleo

Kort, kvitton och utlägg. Begränsning: det är utgiftshantering, inte inköp. Det löser småköpen men inte avtalen eller förhandlingen.

Rillion och Basware

Båda starka inom fakturahantering. Begränsning: prisbild och implementationsinsats är i regel anpassade för större bolag.

Vad kostar det egentligen

Licenspriset är den del som syns. Tre poster syns sällan i offerten och avgör ofta totalkostnaden:

• Implementation. Upplägg av attestflöden, konteringsregler och leverantörsregister.
• Integration. Kopplingen mot ert bokföringssystem är antingen färdig eller ett projekt. Fråga efter namnet på integrationen, inte om den finns.
• Förvaltning. Någon måste äga systemet internt. I ett bolag med 40 anställda är det oftast ekonomiansvarig, på tid som inte är budgeterad.

Frågor att ställa varje leverantör

• Vilken färdig integration finns mot vårt bokföringssystem, och vad heter den?
• Hur lång är en typisk implementation för ett bolag i vår storlek, i veckor?
• Vad kostar det totalt första året, inklusive uppstart?
• Vad händer med vår data om vi säger upp avtalet?
• Vilken uppsägningstid gäller, och när förnyas avtalet automatiskt?

Så gjordes jämförelsen

Vi vill vara öppna med metoden, eftersom den påverkar slutsatserna.

Det finns ingen tillförlitlig offentlig statistik på marknadsandelar för inköpssystem hos svenska små och medelstora företag. Vi definierar därför inte något system som vanligast. Urvalet bygger på vilka namn som återkommer i svenska jämförelser och i de svar köpare får när de ställer frågan.

Vi är inte neutrala. BackingNordics säljer inköp som tjänst och konkurrerar med flera av systemen ovan. Därför listar vi begränsningar även där de talar emot oss, och vi rekommenderar inte oss själva i de fall där ett affärssystem är rätt svar.